Privacy Policy

Politique et pratiques en matière de protection des renseignements personnels

Policy and Practices on Privacy Protection

These POLICY AND PRACTICES ON PRIVACY PROTECTION (hereinafter, the « Policy ») are part of our program on management of personal information, whose monitoring and supervision were entrusted to a Privacy and Personal Information Officer. The Policy is meant to describe the means by which THERMOLEC LTD (hereinafter, « THERMOLEC », « WE », « US », or « OUR ») makes sure that your privacy and personal information are protected at all times. WE may have to collect some personal information about you whenever WE must comply with legal duties or obligations relating to employment, safety, or any other parameter. In order to respect your privacy and abide by the legislative framework developed in that respect, WE apply with great care and caution the management, confidentiality, and non-disclosure principles laid out in this Policy.

La présente Politique et pratiques en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») fait partie de notre programme de gestion des renseignements personnels, dont le suivi et la surveillance ont été confiés à un Responsable de la protection des renseignements personnels. La Politique vise à décrire les moyens par lesquels THERMOLEC LTÉE (ci-après « THERMOLEC », « NOUS » ou « NOTRE ») s’assure que votre vie privée et vos renseignements personnels sont protégés en tout temps.

NOUS pouvons être amenés à recueillir certains renseignements personnels vous concernant lorsque NOUS devons respecter des devoirs ou des obligations légales liés à l’emploi, à la sécurité ou à tout autre paramètre. Afin de respecter votre vie privée et de nous conformer au cadre législatif élaboré à cet égard, NOUS appliquons avec grand soin et prudence les principes de gestion, de confidentialité et de non-divulgation énoncés dans la présente Politique.

PERSONAL INFORMATION

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

For the purpose of this Policy, « personal information » refers to any kind of information which, considered by itself or in combination with other information, allows one to identify a specific individual. No business contact information shall ever be assimilated to personal information. Hence, your name, title, professional coordinates, business e-mail address, and office phone number are all excluded from the protection granted to personal information. Any user who remotely logs on to a corporate THERMOLEC application will be informed that their login data will be recorded and stored for security purposes.

Aux fins de la présente Politique, un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui, pris isolément ou combiné à d’autres renseignements, permet d’identifier une personne physique. Aucun renseignement d’affaires ne peut être assimilé à un renseignement personnel. Ainsi, votre nom, votre titre, vos coordonnées professionnelles, votre adresse de courriel professionnelle et votre numéro de téléphone au bureau sont tous exclus de la protection accordée aux renseignements personnels.

Tout utilisateur qui se connecte à distance à une application d’entreprise de THERMOLEC sera informé que ses données de connexion seront enregistrées et conservées à des fins de sécurité.

WHAT WE COLLECT FROM YOU

CE QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET

Depending on interactions with the Company, we may not have collected all the categories of personal information listed below about each Employee. However, the Company may, when necessary collect the following categories of personal information:

Selon les interactions avec l’entreprise, il se peut que NOUS n’ayons pas recueilli toutes les catégories de renseignements personnels énumérées ci-dessous au sujet de chaque employé. Toutefois, l’entreprise peut, lorsque cela est nécessaire, recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :

Identifiers, such as a real name, alias, mailing address, unique personal identifier (e.g., Employee number, device identifier, unique pseudonym, or user alias/ID), online identifiers, IP addresses, email address, account name, social insurance number, date of birth, place of birth, driver’s license number, passport number, photograph, and other similar identifiers.
Demographic data, such as gender, sex, citizenship status, nationality.
Professional and employment-related information, such as compensation, benefits and payroll information (e.g., salary-related information, bonus-related information, tax-related information, benefits elections and details regarding leaves of absence), information relating to a position (e.g., job title, job description, department, terms of employment, business travel details), performance-related information (e.g., evaluations, training, promotions, disciplinary records), talent management information (e.g., résumé information, professional qualifications, occupation details, education details, certifications and professional associations, historical compensation details, previous employment details, screening and background check information, emergency contact information, dependent information, compliance information and other reporting channels, and the evidence gathered in the course of an investigation (including the report of the investigation or drug testing and the outcome of the report or results of testing).
Internet or other electronic network activity information, such as search history, browsing history, login information, and information regarding interactions with websites or applications while using Company devices, networks, or websites. Information pertaining to the use of any the Company issued or personal device connected to the Company systems is available in the SPX Information Security Policy.
Location data through the use of location technologies for real time tracking while employees are on duty for field service employees.
Surveillance information, such as call monitoring, tracking via computer and connected devices and video surveillance for more information you can consult the SPX Information Security Policy.
Other information you choose to provide, such as career planning, hobbies and interests.

Identifiants, tels que le nom véritable, un alias, l’adresse postale, un identifiant personnel unique (par
exemple le numéro d’employé, un identifiant d’appareil, un pseudonyme unique ou un alias ou identifiant
d’utilisateur), les identifiants en ligne, les adresses IP, l’adresse de courriel, le nom de compte, le numéro
d’assurance sociale, la date de naissance, le lieu de naissance, le numéro de permis de conduire, le
numéro de passeport, la photographie et d’autres identifiants similaires.
Données démographiques, telles que le genre, le sexe, le statut de citoyenneté, la nationalité.
Renseignements professionnels et liés à l’emploi, tels que la rémunération, les renseignements sur les
avantages sociaux et la paie (par exemple les renseignements salariaux, les renseignements sur les
primes, les renseignements fiscaux, les choix d’avantages sociaux et les détails relatifs aux congés), les
renseignements relatifs à un poste (par exemple le titre du poste, la description de poste, le département,
les conditions d’emploi, les détails de déplacements professionnels), les renseignements relatifs au
rendement (par exemple les évaluations, la formation, les promotions, les dossiers disciplinaires), les
renseignements de gestion des talents (par exemple les renseignements du curriculum vitae, les
qualifications professionnelles, les détails de la profession, les détails de la scolarité, les certifications et
associations professionnelles, l’historique de rémunération, les détails d’emplois antérieurs, les
renseignements de présélection et de vérification des antécédents, les renseignements sur les
personnes à contacter en cas d’urgence, les renseignements sur les personnes à charge, les
renseignements de conformité et autres canaux de signalement, ainsi que les éléments de preuve
recueillis dans le cadre d’une enquête, y compris le rapport d’enquête ou les tests de dépistage de
drogues et le résultat du rapport ou des tests).
Renseignements sur l’activité Internet ou sur d’autres réseaux électroniques, tels que l’historique de
recherche, l’historique de navigation, les renseignements de connexion et les renseignements relatifs
aux interactions avec des sites Web ou des applications lors de l’utilisation des appareils, réseaux ou
sites Web de l’entreprise. Les renseignements relatifs à l’utilisation de tout appareil fourni par l’entreprise
ou personnel connecté aux systèmes de l’entreprise sont décrits dans la Politique de sécurité de
l’information de SPX.
Données de localisation, au moyen de technologies de localisation permettant un suivi en temps réel
pendant que les employés sont en service, pour les employés affectés au service sur le terrain.
Renseignements de surveillance, tels que la surveillance des appels, le suivi au moyen d’ordinateurs et
d’appareils connectés et la vidéosurveillance. Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter la
Politique de sécurité de l’information de SPX.
Autres renseignements que vous choisissez de fournir, tels que la planification de carrière, les passe
temps et les centres d’intérêt.

HOW WE COLLECT YOUR PERSONAL INFORMATION

COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

WE collect and receive personal information:

NOUS recueillons et recevons des renseignements personnels :

Directly from Employees information relating to dependents, family members, and emergency contacts;
From colleagues, for example during any evaluation process;
Automatically and indirectly from Employees, such as through logging and analytics tools, cookies, pixel tags, and other similar technologies on our websites and information technology systems and equipment, including through Employee monitoring tools and processes, location technology tools; and
From third parties, such as job applicant references and our service providers and business partners involved in our employment and retention processes.

Directement des employés, les renseignements relatifs aux personnes à charge, aux membres de la
famille et aux personnes à contacter en cas d’urgence;
De collègues, par exemple lors de tout processus d’évaluation;
De manière automatique et indirecte auprès des employés, notamment au moyen d’outils de journalisation et d’analyse, de témoins (cookies), de pixels espions et d’autres technologies similaires sur nos sites Web et nos systèmes et équipements de technologie de l’information, y compris au moyen d’outils et de processus de surveillance des employés et d’outils de technologie de localisation; et
De tiers, tels que les références de candidats à un emploi et nos fournisseurs de services et partenaires d’affaires participant à nos processus d’emploi et de rétention.

To make sure you have the skills, expertise, and experience required by the position you are applying for, WE will ask you to provide references you must allow US to contact. WE may also collect personal information from public records as well as from third parties, in the latter case with your kind permission.

Afin de nous assurer que vous possédez les compétences, l’expertise et l’expérience requises pour le poste que vous postulez, NOUS vous demanderons de fournir des références que vous devez NOUS autoriser à contacter. NOUS pouvons également recueillir des renseignements personnels à partir de registres publics ainsi qu’auprès de tiers, dans ce dernier cas avec votre aimable permission.

WHY WE COLLECT PERSONAL INFORMATION

POURQUOI NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

As an employer, THERMOLEC must collect your personal information for management purposes, in order to comply with tax-related obligations, to maintain certain approvals and certifications current, and to provide employee benefits pursuant to mandatory government programs.

WE may use Employees’ personal information for the purposes of carrying out and supporting human resources functions and activities, including the uses described below.

À titre d’employeur, THERMOLEC doit recueillir vos renseignements personnels à des fins de gestion, afin de se conformer aux obligations fiscales, de maintenir à jour certaines approbations et certifications et de fournir des avantages sociaux aux employés en vertu de programmes gouvernementaux obligatoires.

WE may use Employees’ personal information for the purposes of carrying out and supporting human resources functions and activities, including the uses described below.

NOUS pouvons utiliser les renseignements personnels des employés aux fins de l’exercice et du soutien des fonctions et activités des ressources humaines, y compris les usages décrits ci-dessous.

Human resources management: including administrative management of personnel, work organization and career management, recruiting, performing background checks, drug testing, determining suitability for employment or promotion, and determining physical and/or mental fitness for work; payroll and benefits administration; reimbursing expenses; determining eligibility for and processing salary increases, bonuses, and other incentive-based compensation; providing references; efficient management and operation of our business (including providing access to facilities and managing attendance, absences, leaves of absence and vacations); enabling our personnel to communicate with one another and work together; expense and travel management; training; reviewing and evaluating performance; management of professional elections; managing disciplinary matters, grievances and terminations; receiving and investigating complaints about alleged unlawful activity through regular reporting and information channels; enforcing our rights; allocating and managing company assets and human resources.

Gestion des ressources humaines : y compris la gestion administrative du personnel, l’organisation du travail et la gestion de carrière, le recrutement, la réalisation de vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogues, la détermination de l’aptitude à l’emploi ou à une promotion et la détermination de l’aptitude physique ou mentale au travail; l’administration de la paie et des avantages sociaux; le remboursement des dépenses; la détermination de l’admissibilité aux augmentations salariales, primes et autres rémunérations incitatives et leur traitement; la fourniture de références; la gestion et l’exploitation efficaces de notre entreprise (y compris l’accès aux installations et la gestion des présences, des absences, des congés et des vacances); la communication et la collaboration entre les membres de notre personnel; la gestion des dépenses et des déplacements; la formation; l’examen et l’évaluation du rendement; la gestion des élections professionnelles; la gestion des mesures disciplinaires, des griefs et des cessations d’emploi; la réception et l’examen des plaintes relatives à des activités illégales alléguées au moyen des canaux réguliers de signalement et d’information; le respect de nos droits; ainsi que l’attribution et la gestion des actifs de l’entreprise et des ressources humaines.

Ensuring business continuity; protecting the health and safety of our staff and others; safeguarding, monitoring, and maintaining our IT infrastructure, office equipment, facilities, and other property; providing technical support; detecting or preventing theft or fraud, or attempted theft or fraud; facilitating communication with Employee and designated contacts in an emergency; strategic planning; placing and identifying resources such as field service employees, project management; compiling audit trails and other reporting tools; maintaining records relating to business activities, budgeting, and financial management; managing mergers, acquisitions, sales, reorganizations or disposals and integration with business partners.

Assurer la continuité des affaires; protéger la santé et la sécurité de notre personnel et d’autrui; protéger, surveiller et entretenir notre infrastructure informatique, notre équipement de bureau, nos installations et nos autres biens; fournir un soutien technique; détecter ou prévenir le vol ou la fraude, ou les tentatives de vol ou de fraude; faciliter la communication avec les employés et les personnes désignées en cas d’urgence; la planification stratégique; le placement et l’identification de ressources telles que les employés de service sur le terrain et la gestion de projets; la constitution de pistes de vérification et d’autres outils de reddition de compte; la tenue de dossiers relatifs aux activités de l’entreprise, à la budgétisation et à la gestion financière; ainsi que la gestion des fusions, acquisitions, ventes, réorganisations ou cessions et l’intégration avec des partenaires d’affaires.

Operating and managing IT: including communications systems and facilities, and monitoring the use of these resources; performing data analytics; improving our services; helping to ensure security and integrity, to the extent the use of personal information is reasonably necessary and proportionate for these purposes; debugging to identify and repair errors that impair existing intended functionality on our devices or networks.

Exploiter et gérer les TI : y compris les systèmes et installations de communication et la surveillance de l’utilisation de ces ressources; la réalisation d’analyses de données; l’amélioration de nos services; contribuer à assurer la sécurité et l’intégrité, dans la mesure où l’utilisation des renseignements personnels est raisonnablement nécessaire et proportionnée à ces fins; le débogage visant à identifier et à corriger les erreurs qui nuisent aux fonctionnalités existantes prévues de nos appareils ou réseaux.

Complying with legal requirements, such as tax, record-keeping and reporting obligations; conducting audits, management and resolution of health and safety matters; complying with requests from government or other public authorities; responding to legal process such as subpoenas and court orders; pursuing legal rights and remedies; defending litigation and managing internal complaints or claims; conducting investigations; and complying with internal policies and procedures.

Se conformer aux exigences légales, telles que les obligations fiscales, de tenue de dossiers et de déclaration; la réalisation d’audits, la gestion et la résolution des questions de santé et de sécurité; le respect des demandes des autorités gouvernementales ou autres autorités publiques; la réponse aux procédures judiciaires telles que les assignations et les ordonnances des tribunaux; l’exercice de droits et de recours juridiques; la défense en cas de litige et la gestion des plaintes ou réclamations internes; la conduite d’enquêtes; ainsi que le respect des politiques et procédures internes.

Miscellaneous: certain short-term, transient uses; undertaking internal research for technological development and demonstration; undertaking activities to verify or maintain the quality or safety of a service or device that is owned, manufactured, manufactured for, or controlled by us, and to improve, upgrade, or enhance the service or device that is owned, manufactured, manufactured for, or controlled by the Company.

Divers : certains usages transitoires de courte durée; la réalisation de recherches internes pour le développement et la démonstration technologiques; la réalisation d’activités visant à vérifier ou à maintenir la qualité ou la sécurité d’un service ou d’un appareil détenu, fabriqué, fabriqué pour, ou contrôlé par nous, et à améliorer, mettre à niveau ou perfectionner ce service ou cet appareil.

WE use the personal information pertaining to emergency contacts only to contact the person in case of emergency and the personal information concerning beneficiaries to manage Employee benefits.

NOUS utilisons les renseignements personnels relatifs aux personnes à contacter en cas d’urgence uniquement pour joindre la personne en cas d’urgence, et les renseignements personnels concernant les bénéficiaires pour gérer les avantages sociaux des employés.

DISCLOSURE OF PERSONAL INFORMATION

COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

WE generally disclose the categories of personal information WE collect to the following categories of entities for business or commercial purposes as described in why we collect your personal information, above. WE may share personal information with the below categories of individuals who may be located outside of Canada. If you are a resident of Quebec, we may transfer personal information with the below categories of individuals who may be located outside of Quebec:

NOUS communiquons généralement les catégories de renseignements personnels que NOUS recueillons aux catégories d’entités suivantes à des fins d’affaires ou commerciales, telles que décrites à la section « Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels » ci-dessus. NOUS pouvons communiquer des renseignements personnels aux catégories de personnes ci-dessous qui peuvent être situées à l’extérieur du Canada. Si vous résidez au Québec, NOUS pouvons transférer des renseignements personnels aux catégories de personnes ci-dessous qui peuvent être situées à l’extérieur du Québec :

To our subsidiaries and affiliates located throughout Canada, and in the US;
To our service providers, such as IT operating system and platform vendors, human capital SaaS solutions, security vendors, monitoring and data analytics providers, insurance vendors, company banks, payroll processors, other benefits providers, auditors, accountants, outside legal counsel, professional advisors, contractors, suppliers, designated agents, and other professional services companies; and
To other third parties, such as regulatory authorities or other third parties in response to legal process or other legal reporting requirements; and to potential buyers (and their agents and advisors) in connection with any proposed merger, acquisition, or any form of sale or transfer of some or all of our shares or assets (including in the event of a reorganization, dissolution or liquidation); trade union representatives (if applicable); and other similar third parties where disclosure is required for an ordinary business purpose in connection with our provision of services.

À nos filiales et sociétés affiliées situées partout au Canada et aux États-Unis;
À nos fournisseurs de services, tels que les fournisseurs de systèmes d’exploitation et de plateformes informatiques, les solutions SaaS de capital humain, les fournisseurs de sécurité, les fournisseurs de surveillance et d’analyse de données, les fournisseurs d’assurance, les banques de l’entreprise, les processeurs de paie, les autres fournisseurs d’avantages sociaux, les auditeurs, les comptables, les conseillers juridiques externes, les conseillers professionnels, les entrepreneurs, les fournisseurs, les agents désignés et d’autres sociétés de services professionnels; et
À d’autres tiers, tels que les autorités réglementaires ou d’autres tiers en réponse à une procédure judiciaire ou à d’autres exigences légales de déclaration; à des acheteurs potentiels (ainsi qu’à leurs agents et conseillers) dans le cadre de tout projet de fusion, d’acquisition ou de toute forme de vente ou de transfert de tout ou partie de nos actions ou actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation); aux représentants syndicaux (le cas échéant); et à d’autres tiers similaires lorsque la communication est requise à une fin d’affaires ordinaire liée à notre prestation de services.

Whenever information about you must be forwarded or otherwise disclosed to third parties, when required, WE shall seek and secure your consent before going any further.

Chaque fois que des renseignements vous concernant doivent être transmis ou autrement communiqués à des tiers, lorsque cela est requis, NOUS chercherons et obtiendrons votre consentement avant d’aller plus loin.

CROSS-BORDER TRANSFERS

TRANSFERTS HORS QUÉBEC

Your personal information may be transferred and stored outside of Quebec, including in other provinces in Canada and in the United States. Before any such transfer, THERMOLEC will conduct a Privacy Impact Assessment as required under the Quebec Privacy Act to ensure the information will receive adequate protection. This means your data may be subject to the laws of other jurisdictions, which may not provide the same level of protection as in the province of Quebec. WE will only engage third-party processors that have adequate security measures in place and will enter into written agreements that address the protection of your personal information.

Vos renseignements personnels peuvent être transférés et conservés à l’extérieur du Québec, y compris dans d’autres provinces du Canada et aux États-Unis. Avant un tel transfert, THERMOLEC réalisera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, afin de s’assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. Cela signifie que vos données peuvent être assujetties aux lois d’autres territoires, lesquelles peuvent ne pas offrir le même niveau de protection qu’au Québec. NOUS ne ferons appel qu’à des sous-traitants tiers disposant de mesures de sécurité adéquates et NOUS conclurons des ententes écrites qui encadrent la protection de vos renseignements personnels.

LIMITED COLLECTION AND USE

Any collection of personal information must be strictly limited to the data THERMOLEC absolutely needs in order to properly create, manage, and maintain your employee’s file and to ensure the integrity, safety, and security of its online systems and web services. None of your personal information will ever be communicated to third parties, except when permitted by applicable law, without your explicit written consent.

WE retain personal information for as long as necessary to carry out the processing activities described in this Policy, including but not limited to administering the employment relationship, ensuring efficient business operations, compliance with applicable laws, regulations, rules, and requests of relevant law enforcement and/or other governmental agencies, and protecting our, our Employees’, and our business partners’ and clients’ rights, property, or safety and the rights, property and safety of others.

WE may retain personal information for a longer period of time if a longer retention period is required or permitted by applicable law, as well as our records retention requirements and policies. For example, we may retain personal information for longer periods of time, such as to carry out our human resources operations, resolve disputes, establish legal defenses, conduct audits, pursue legitimate business purposes, enforce our agreements, comply with applicable laws, or based upon other criteria, including, but not limited to, the sensitivity and volume of such data.

In specific circumstances, we may also retain personal information for longer periods of time so that we have an accurate record of an Employees’ dealings with us in the event of any complaints or challenges.

COLLECTE ET UTILISATION LIMITÉES

Toute collecte de renseignements personnels doit être strictement limitée aux données dont THERMOLEC a absolument besoin pour créer, gérer et tenir à jour adéquatement votre dossier d’employé et pour assurer l’intégrité, la sûreté et la sécurité de ses systèmes en ligne et services Web. Aucun de vos renseignements personnels ne sera jamais communiqué à des tiers, sauf lorsque la loi applicable le permet, sans votre consentement écrit explicite.

NOUS conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les activités de traitement décrites dans la présente Politique, y compris, sans s’y limiter, l’administration de la relation d’emploi, l’efficacité des opérations d’affaires, le respect des lois, règlements et règles applicables et des demandes des organismes d’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux pertinents, ainsi que la protection de nos droits, biens ou sécurité et de ceux de nos employés, partenaires d’affaires et clients, de même que des droits, biens et sécurité d’autrui.

NOUS pouvons conserver des renseignements personnels pendant une période plus longue si une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi applicable, ainsi que par nos exigences et politiques de conservation des dossiers. Par exemple, NOUS pouvons conserver des renseignements personnels pendant des périodes plus longues, notamment pour mener nos opérations de ressources humaines, résoudre des différends, établir des moyens de défense juridiques, réaliser des audits, poursuivre des fins d’affaires légitimes, faire respecter nos ententes ou nous conformer aux lois applicables, ou sur la base d’autres critères, y compris, sans s’y limiter, la sensibilité et le volume de ces données.

Dans des circonstances particulières, NOUS pouvons également conserver des renseignements personnels pendant des périodes plus longues afin de disposer d’un dossier exact des rapports d’un employé avec nous en cas de plaintes ou de contestations.

PHYSICAL AND ADMINISTRATIVE MEANS OF PROTECTION

In accordance with the Quebec Privacy Act, THERMOLEC has established governance policies and practices regarding personal information that ensure its protection throughout its life cycle. These policies provide a framework for the keeping and destruction of personal information, define the roles and responsibilities of members of our personnel, and establish a process for dealing with complaints.

In order to ensure the safety of personal information and to prevent any kind of:

accidental or non-compliant deletion or destruction;
accidental losses;
unauthorized access;
unauthorized disclosures;
unauthorized alterations;
unlawful processing;

WE devised and implemented the following safety measures:

restricted and controlled physical access to offices and storage rooms;
restricted and controlled physical access to computer hardware;
personal information is processed by trained members of personnel;
OUR agents, representatives, third-party service providers, and other associates and partners who are likely to have access to personal information must not only execute non-disclosure agreements but also commit to implementing safety mechanisms as stringent as OUR own.

MOYENS PHYSIQUES ET ADMINISTRATIFS DE PROTECTION

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, THERMOLEC a établi des politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels qui assurent leur protection tout au long de leur cycle de vie. Ces politiques encadrent la conservation et la destruction des renseignements personnels, définissent les rôles et responsabilités des membres de notre personnel et établissent un processus de traitement des plaintes.

Afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels et de prévenir tout :

effacement ou destruction accidentel ou non conforme;
perte accidentelle;
accès non autorisé;
divulgation non autorisée;
altération non autorisée;
traitement illicite;

NOUS avons conçu et mis en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

accès physique restreint et contrôlé aux bureaux et aux salles d’entreposage;
accès physique restreint et contrôlé au matériel informatique;
les renseignements personnels sont traités par des membres du personnel formés;
nos agents, représentants, fournisseurs de services tiers et autres associés et partenaires susceptibles
d’avoir accès aux renseignements personnels doivent non seulement signer des ententes de non
divulgation, mais aussi s’engager à mettre en œuvre des mécanismes de sécurité aussi rigoureux que
les nôtres.

YOUR RIGHTS UNDER THE QUEBEC PRIVACY ACT

As an employee in Quebec, you have specific rights regarding your personal information:

Access and Correction: You have the right to request access to the personal information WE hold about you, including the categories of information, the sources from which it was collected, the purposes for which it is used, and the categories of third parties to whom it is disclosed. If any personal information is inaccurate or incomplete, you have the right to request that WE correct it.

Right to Withdraw Consent: You have the right to withdraw your consent to the use, collection, or communication of your personal information, subject to legal or contractual restrictions and upon reasonable notice. WE will inform you of the likely consequences of any such withdrawal.

Right to Data Portability: You may request a copy of your computerized personal information that WE collected directly from you, in a structured, commonly used technological format.

Automated Decision-Making: WE do not currently use automated systems to make decisions about employees. If this changes in the future, WE will inform you in advance. You have the right to be informed when a decision about you is based exclusively on automated processing, to obtain information about the principal factors and parameters that led to the decision, and to request that a member of our personnel review any such decision.

Right to De-indexation: You have the right to request that WE cease disseminating your personal information or de-index any hyperlink associated with your name that provides access to such information, if the dissemination causes serious injury to your reputation or privacy, or contravenes the law or a court order.

Response Timeframe: Upon receiving a request to access, correct, or exercise any of the above rights, WE will respond within thirty (30) days of receipt.

To exercise any of these rights, please submit your request in writing to the Privacy and Personal Information Officer identified below. An employee may be required to prove their identity prior to information being released.

VOS DROITS EN VERTU DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ

À titre d’employé au Québec, vous disposez de droits particuliers concernant vos renseignements personnels :

Accès et rectification : Vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que NOUS détenons à votre sujet, y compris les catégories de renseignements, les sources auprès desquelles ils ont été recueillis, les fins auxquelles ils sont utilisés et les catégories de tiers auxquels ils sont communiqués. Si des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de demander que NOUS les rectifiions.

Droit de retirer le consentement : Vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation, à la collecte ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. NOUS vous informerons des conséquences probables d’un tel retrait.

Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que NOUS avons recueillis directement auprès de vous, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Décision automatisée : NOUS n’utilisons pas actuellement de systèmes automatisés pour prendre des décisions concernant les employés. Si cela devait changer à l’avenir, NOUS vous en informerons au préalable. Vous avez le droit d’être informé lorsqu’une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, d’obtenir des renseignements sur les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision et de demander qu’un membre de notre personnel révise une telle décision.

Droit à la désindexation : Vous avez le droit de demander que NOUS cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que NOUS désindexions tout hyperlien associé à votre nom donnant accès à ces renseignements, si la diffusion cause un préjudice sérieux à votre réputation ou à votre vie privée, ou contrevient à la loi ou à une ordonnance d’un tribunal.

Délai de réponse : Sur réception d’une demande d’accès, de rectification ou d’exercice de l’un des droits ci dessus, NOUS répondrons dans les trente (30) jours de la réception.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez soumettre votre demande par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifié ci-dessous. Un employé peut être tenu de prouver son identité avant que des renseignements ne soient communiqués.

PRIVACY AND PERSONAL INFORMATION OFFICER

Name	Markens Duvestil
Title	Privacy Officer
Email	confidentialite@thermolec.com
Phone	514 336-9025, ext. 234
Address	2060 boulevard Lucien-Thimens, Ville St-Laurent (Quebec) H4R 1L1

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nom	Markens Duvestil
Titre	Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel	confidentialite@thermolec.com
Téléphone	514 336-9025, poste 234
Adresse	2060 boulevard Lucien-Thimens, Ville St-Laurent (Québec) H4R 1L1

UPDATING THE POLICY

This Policy may be modified at any given time in order to adequately reflect legislative changes and/or THERMOLEC’s current business needs. Should any kind of material changes be made to provisions of the Policy, notices to that effect will be posted on our website. Changes deemed to be minor or otherwise non-substantial will simply be incorporated and posted as part of the updated version of the Policy. Employees are encouraged to review the latest version of the policy online to ensure they have up to date information on THERMOLEC’s privacy practices.

Date: July 8, 2026

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente Politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter adéquatement les changements législatifs ou les besoins d’affaires courants de THERMOLEC. Si des modifications importantes sont apportées aux dispositions de la Politique, des avis à cet effet seront publiés sur notre site Web. Les changements jugés mineurs ou par ailleurs non substantiels seront simplement intégrés et publiés dans la version mise à jour de la Politique. Les employés sont encouragés à consulter la dernière version de la Politique en ligne afin de disposer de renseignements à jour sur les pratiques de THERMOLEC en matière de protection des renseignements personnels.

Date : 8 juillet 2026